Mötesförfarande

Styrelsemöten följer ofta ungefär samma struktur, oavsett i vilken förening de sker eller om det är digitalt eller fysiskt. Den som är ansvarig/sammankallande för mötet ser till att mötesrummet är upplåst, och att det tekniska fungerar.

I kallelsen till mötet ska det tydligt framgå var mötet hålls, och på vilken tid. Material som ska läsas innan mötet bör skickas ut i god tid, så ledamöterna har möjlighet att förbereda sig. Det är också en god idé att inför mötet fundera om det behövs något förmöte och vilka som ska kallas till mötet. Är det någon adjungerad eller någon anställd som bör vara med på mötet, och gäller det i så fall hela eller delar av mötet?

Den som leder mötet (det kan vara ordförande i föreningen, eller någon annan) ska:

• Se till att dagordningen följs.
  
• Se till att tid finns för de viktigaste frågorna på dagordningen
  
• Se till att alla ledamöter får komma till tals och blir lyssnade på.
  
• Se till att det är tydligt vad som är beslut och vad som är diskussioner.
• Tydliggöra och sammanfatta diskussioner och beslut som fattas på mötet.
  
• Se till att de beslut som fattas blir genomförda. Detta ansvar vilar oftast på föreningsordföranden.
  

Den som är sekreterare (det kan vara sekreterare i föreningen, eller någon annan) ska föra protokoll över mötet. Protokollet ska innehålla: 

• Uppgift om tid och plats för sammanträdet
  
• Vilka som varit närvarande
  
• En punkt för varje ärende och de beslut som fattats
  
• Protokollet ska visa om någon ledamot varit frånvarande under någon punkt. Har omröstning skett ska det anges hur rösterna fördelat sig.
  
• Reservation mot beslut ska anges i protokollet

Årsmötet eller styrelsen bestämmer gällande spridningen av protokollen. Revisorerna har dock alltid rätt att ta del av protokollen. Protokollen ska sedan förvaras på ett betryggande sätt. Det kan vara lämpligt att arkivera föreningens protokoll och andra handlingar.