PM om ekonomi
I Stockholms Simförbund använder vi oss av projektredovisning. Nedan följer kortfattad beskrivning av begrepp och rutiner som påverkar styrelsens och kommittéernas planering, genomförande, redovisning och uppföljning.
Projekt
Vad är ett projekt? Enligt en vanlig definition är ett projekt ”en unik aktivitet med start- och sluttidpunkt för att uppnå ett mål och kan begränsas i tid och kostnad”. Det är långtifrån all vår verksamhet i förbundets regi som skall benämnas projekt. Några exempel på vad som kan vara ett projekt är:
- distriktstävling som genomförs i förbundets regi, t ex DM
- en kurs/utbildning, t ex Simidrottsledare
- en konferens, t ex Simallting
Syftet med ett projekt är att man vill kunna planera och följa upp en aktivitet särskilt specificerad i kostnader och/eller intäkter. Hur gick t ex DM som arrangemang ekonomiskt och vilka kostnader och intäkter för en genomförd tränarutbildning har vi haft (t ex litteratur, föreläsararvoden, konferenslokal och bassänghyra). Redan vid planeringsstadiet måste ett projekt identifieras och av ekonomiansvarig tilldelas ett projektnummer som kommer att följa projektet genom hela aktivitetens gång. All annan verksamhet som inte kan/bör falla under projektdefinitionen bokförs i ordinarie redovisning utan koppling till något projekt.
Kostnadsställe/enhet
Med kostnadsställe/enhet menas den sektion inom förbundet som skall belastas med en kostnad respektive belönas med intäkt. Oavsett om en faktura ska belasta ett specifikt projektnummer eller inte skall i förekommande fall kostnadsställe/enhet alltid anges. Vi har följande enheter i SDF:
styrelsen
simkommittén (SK)
vattenpolokommittén (PK)
hoppkommittén (HK)
konstsimskommittén (KK)
tävlingskommitén (TK)
Öppetvattenkommittén (ÖK)
Konto
I vår redovisning använder vi oss av konton för att visa bland annat intäkter och kostnader. Dessa konton är fyrställiga och kan t ex vara:
- 4019 kost och logi
- 4022 priser, medaljer
- 4031 färdbiljetter
- 4018 simhallshyra
- 7130 arvode föreläsare
För närvarande är det endast vid budgetering styrelse och kommittéer kommer i kontakt med dessa.
Beställning
De personer som har rätt att göra beställningar i Stockholms Simförbunds namn är styrelsemedlemmar och ledamöter i respektive kommitté. Vid beställningen skall alltid fakturaadress anges enligt följande:
Stockholms Simförbund
Hammarby Sluss väg 20
118 60 Stockholm
Vid förekommande fall skall förbundets projektnummer alltid anges.
Dessutom skall tillämpligt kostnadsställe/enhet anges, se denna rubrik.
Beställare skall uppge sitt namn till leverantören som vår referens för bland annat attesteringsrutin, se denna rubrik. För kansliet och ekonomiansvarig är det omöjligt att veta vem man ska vända sig till för attestering och frågor annars.
Det åligger styrelsemedlem eller kommittéledamot att informera annan beställare om förbundets rutiner, projektnummer och kostnadsställe före beställning!
Alla fakturor ankomstregistreras av kansliet och vidarebefordras till ekonomiansvarig för betalning (efter attestering).
Attestering
När fakturan har registrerats skall den i många fall attesteras. Det betyder att ansvarig för ett projekt eller en kommitté skall godkänna inkommen faktura för betalning. Det är omöjligt för ekonomiansvarig att veta vad beställare och leverantör har kommit överens om för pris och innehåll i produkten som levereras och om varan är levererad. Kommittéerna ansvarar dessutom för sin budget och vilka fakturor som deras aktiviteter kan tänkas generera (speciellt de som inte tillhör ett definierat projekt) blir svårt att hålla reda på.
I den händelse projektnummer saknas på inkommen faktura men attestör vill belasta ett upplagt projekt skall detta anges. Leverantören kan ha missat detta vid märkningen av fakturan eller projektnummer kan ha blivit registrerat efter beställning har gjorts.
Genomförande av aktiviteter
Så länge av styrelsen beslutade aktiviteter inte avviker från verksamhetens planerade innehåll i stort ansvarar kommittéerna för genomförandet och sin tilldelade budget. Vill kommittén ändra målet/innehållet i en aktivitet, skall detta meddelas styrelsen för analys och beslut. Har t ex medel beviljats för ungdomsläger kan inte en tävlingsresa för seniorer ersätta aktiviteten.
Återrapportering och ”särskild faktura”
Aktiviteter (t ex projekt) som genomförts skall rapporteras löpande i form av rapporter till styrelsen. Vad gäller utbetalning av pengar för genomförd verksamhet gäller följande alt i prioritetsordning:
Original-faktura/kvitto tillställs och skickas till till vår ordinarie adress.
En särskild faktura från t ex en simförening ställs ut. Fakturan skall specificera vilken aktivitet den avser och typ av kostnader den består av, t ex logi, reskostnader och startavgifter. Kopior av originalfaktura/kvitto för kostnader i samband med genomförd verksamhet skall då bifogas som underlag, med i förekommande fall uppgift om hur stor andel av totalkostnaden som vidarefaktureras Stockholms Simförbund. Dessutom skall deltagarförteckning alltid bifogas.