Att arbeta med projekt

Ett projekt kan beskrivas som ett avgränsat arbete som sker under en viss period. Syftet är att få fram eller prova nya idéer eller metoder. Arbetet ska vara tidsbegränsat för att definieras som projekt.

Det första steget är att diskutera den idé som ligger bakom projektet. Vad är det ni vill göra? Vad är syftet med projektet? Vad är det ni vill uppnå? Det är viktigt att denna process får ta tid. Efter en tid av bollning av tankar och idéer, kan det vara lämpligt att försöka konkretisera vad det är ni ska göra. Skriv ner projektidén och hur ni planerar att genomföra. När man plockar isär de olika delarna: syftet, tillvägagångssättet, finansiering, tidsplanen och målgruppen blir det ofta tydligt om och i sådana fall var, det finns brister.

Projektbeskrivning

En projektbeskrivning ska klargöra syftet med projektet och hur ni ska gå tillväga. Det finns vissa centrala områden som bör vara med i en projektbeskrivning:

Sammanfattning

Inledningsvis är det lämpligt att ha en sammanfattning av projektet. På några rader sammanfattas syftet, målen, metoden och målgruppen för projektet. Tanken med en inledande sammanfattning är att t.ex. en möjlig finansiär eller samarbetspartner ska få en överblick av vad projektet handlar om. En bra inledande sammanfattning skapar intresse hos läsaren.

Bakgrund och syfte

Vilket syfte ligger bakom projektet? Under syftet ska ni klargöra varför ni väljer att starta projektet. Hur väcktes idén och varför?

Mål

Vad är det ni vill uppnå? Det som kiljer mål från syfte, är att målen bör vara mätbara. Vad är det som ska vara uppfyllt när projektet är slut?

Metod

Metoden ska klargöra hur ni kommer att gå tillväga för att uppnå era mål med projektet. Det är bra om ni är tydliga och förklarar vilka metoder ni ska använda er av. Det är metoden som anger den “praktiska göra-delen” i projektet.

Målgrupp

Vem är det som är målgrupp för projektet? Kanske är det så att föreningen vill ha fler medlemmar från en viss åldergrupp, eller personer som kommer från en viss geografisk plats. Kanske är det så att projektet syftar till att lyfta en fråga för politiker eller kommunala tjänstemän. Vem är det som ska vara mottagare av projektet?

Tidsplan

Ett projekt genomförs under en viss period och tidsplanen påverkas självklart av vad det är som ska genomföras. Omfattande projekt som sträcker sig över flera år måste kanske delas in i mindre delar.

Organisation/arbetsgrupp

Vilka är det som ska vara ansvariga för att projektet genomförs? Ofta är ett projekt ett samarbete mellan olika grupper eller organisationer. Vad förväntas de olika grupperna tillföra projektet?

Utvärdering

Hur ska projektet utvärderas? I större projekt anlitas ibland någon som står utanför projektet, en så kallad extern utredare. Fördelen med detta är att hen på ett mer objektivt sätt kan beskåda och utvärdera hur väl projektet uppfyller sitt syfte. I mindre projekt är det vanligt att utvärderingen sköts internt. Det är viktigt att dokumentera vad som händer under projekttidens gång, vad som fungerar och vad som inte fungerar.

Budget

För att genomföra ett projekt krävs det ett visst ekonomiskt underlag. Vilka planerade inkomster och utgifter har projektet? Dela upp de olika delarna av projektet under olika poster där inkomster och utgifter anges.

(Ur: Forening.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.)